Privacy & Cookie Policy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito web e la piattaforma software Ratio AI (di seguito, il "Servizio") è la società indicata di seguito (di seguito, il "Titolare" o "noi").

Ragione sociale

RATIO AI S.R.L.

Sede legale

Via Esempio 1, 20100 Milano

Partita IVA e Codice fiscale

00000000000

Email

info@ratio.ai

Posta elettronica certificata

ratioai@pec.it

Per ogni richiesta sulla protezione dei dati personali o sull'esercizio dei tuoi diritti scrivi a info@ratio.ai indicando "Privacy" nell'oggetto, oppure all'indirizzo PEC per le comunicazioni formali. Le richieste sono gestite dal referente interno per la protezione dei dati.

2. Tipologie di dati raccolti

Trattiamo le categorie di dati personali descritte di seguito. Alcuni dati vengono forniti direttamente da te, altri vengono raccolti automaticamente durante la navigazione o l'uso della piattaforma.

2.1 Dati forniti dall'utente

• Richiesta di demo e contatti: nome e cognome, indirizzo email, nome dello studio o dell'azienda, numero di telefono (facoltativo), ruolo professionale e contenuto del messaggio inserito nel modulo. Se prenoti un appuntamento tramite il calendario incorporato, i dati vengono raccolti anche da Calendly (vedi sezione 5).
• Account e credenziali: indirizzo email, password (conservata esclusivamente in forma cifrata dal fornitore di autenticazione Clerk, che non ci consente di conoscerla), nome, eventuale immagine del profilo, identificativi dei provider di accesso esterni se scegli di registrarti tramite questi, oltre ai dati relativi alle sessioni di accesso.
• Dati di fatturazione e pagamento: ragione sociale, indirizzo, partita IVA e codice fiscale, codice destinatario o PEC per la fatturazione elettronica, piano sottoscritto, durata e storico dei crediti. I dati dello strumento di pagamento sono raccolti direttamente da Stripe e non vengono memorizzati sui nostri sistemi, che conservano solo un identificativo del metodo di pagamento e le ultime quattro cifre della carta.
• Comunicazioni con l'assistenza: contenuto delle email, delle segnalazioni e delle richieste di supporto che ci invii.

2.2 Dati di utilizzo e navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Servizio acquisiscono, nel corso del normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet: indirizzo IP, tipo e versione del browser, sistema operativo, lingua, pagine visitate, data e ora della richiesta, pagina di provenienza, dimensione della finestra, esito dell'operazione ed eventuali errori. All'interno della piattaforma raccogliamo inoltre dati sull'uso delle funzionalità: strumenti utilizzati, numero di richieste, crediti consumati e tempi di risposta.

2.3 Contenuti caricati sulla piattaforma

Per utilizzare l'assistente e gli strumenti di Ratio AI puoi caricare o incollare documenti e testi: bilanci, contratti, verbali, buste paga, dichiarazioni, corrispondenza, quesiti. Questi contenuti possono includere dati personali di soggetti terzi, come i clienti del tuo studio, i loro dipendenti o le controparti, e in alcuni casi anche categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR).

2.4 Cookie e identificatori

Il sito utilizza cookie, chiavi di archiviazione locale del browser (localStorage) e tecnologie analoghe, descritte in dettaglio nella Cookie Policy alla sezione 10.

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli è necessario per dare seguito alla richiesta: in mancanza non potremo ricontattarti o attivare l'account. Il conferimento degli altri dati è facoltativo.

3. Modalità e luogo del trattamento

3.1 Modalità e misure di sicurezza

Il trattamento avviene con strumenti informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate e in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati. Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui:

• cifratura dei dati in transito (protocollo TLS) e a riposo su database, archivi e copie di backup;
• controllo degli accessi basato sui ruoli, autenticazione a più fattori per il personale e per gli accessi amministrativi, revisione periodica delle autorizzazioni;
• registrazione degli accessi e delle operazioni rilevanti, monitoraggio delle anomalie, procedure di gestione degli incidenti e di notifica delle violazioni (artt. 33 e 34 GDPR);
• separazione degli ambienti di sviluppo, test e produzione; backup periodici e piani di ripristino;
• selezione dei fornitori in base alle garanzie contrattuali e alle certificazioni di sicurezza offerte, con accordi che vincolano l'uso dei dati alle nostre istruzioni.

3.2 Luogo del trattamento

I dati della piattaforma archiviati nei nostri database (contenuti caricati, conversazioni, crediti e copie di backup) risiedono su server situati nell'Unione Europea, presso i data center dei fornitori di infrastruttura indicati nella sezione 5. Alcuni servizi, in particolare quelli di autenticazione, prenotazione, invio di email, modelli di intelligenza artificiale e marketing, trattano i dati negli Stati Uniti oppure vi accedono dall'estero per l'assistenza tecnica: in questi casi il trasferimento avviene solo verso Paesi coperti da una decisione di adeguatezza della Commissione europea (art. 45 GDPR, incluso il quadro EU-U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati) oppure sulla base delle clausole contrattuali standard (art. 46, par. 2, lett. c GDPR), integrate ove necessario da misure supplementari. Puoi ottenerne copia scrivendo ai recapiti della sezione 1.

3.3 Soggetti che possono accedere ai dati

• Personale autorizzato del Titolare (art. 29 GDPR), istruito e vincolato alla riservatezza, limitatamente alle mansioni svolte;
• Responsabili del trattamento nominati ai sensi dell'art. 28 GDPR: fornitori di hosting, database, pagamenti, autenticazione, email e modelli di intelligenza artificiale, elencati nella sezione 5;
• Consulenti e professionisti (studi legali, commercialisti, revisori) per gli adempimenti fiscali, contabili e legali, in qualità di titolari autonomi o di responsabili;
• Autorità pubbliche, organi di vigilanza e autorità giudiziaria, quando la comunicazione è imposta dalla legge o da un provvedimento.

I dati personali non vengono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali.

4. Finalità del trattamento

Trattiamo i tuoi dati per le seguenti finalità:

1. Erogazione del Servizio: creazione e gestione dell'account, autenticazione, elaborazione delle richieste all'assistente e agli strumenti, conteggio dei crediti, assistenza tecnica e comunicazioni di servizio (avvisi di sicurezza, modifiche contrattuali, scadenze).
2. Gestione delle richieste di demo e dei contatti: risposta alle richieste inviate tramite modulo, email o calendario, organizzazione delle sessioni dimostrative e dei periodi di prova.
3. Fatturazione e adempimenti fiscali: emissione e conservazione delle fatture elettroniche, gestione dei pagamenti e degli eventuali rimborsi, tenuta della contabilità.
4. Sicurezza e prevenzione degli abusi: protezione del Servizio da accessi non autorizzati, frodi, usi impropri o contrari ai Termini, verifica dell'integrità dei sistemi.
5. Statistiche e miglioramento del Servizio: analisi aggregata dell'uso del sito e della piattaforma per valutarne le prestazioni, individuare errori e sviluppare nuove funzionalità.
6. Marketing: invio di newsletter, aggiornamenti normativi, inviti a webinar ed eventi formativi, offerte commerciali; pubblicità personalizzata e misurazione delle campagne sulle piattaforme indicate nella sezione 5. Queste attività avvengono soltanto con il tuo consenso, che puoi revocare in qualsiasi momento.
7. Accertamento, esercizio o difesa di un diritto: gestione di contestazioni, reclami e contenziosi, anche in sede giudiziaria, e risposta alle richieste delle autorità.

Le basi giuridiche di ciascuna finalità sono riportate nella sezione 8.

5. Dettaglio dei trattamenti e servizi di terze parti

Per erogare il Servizio ci avvaliamo di fornitori esterni che trattano i dati per nostro conto, in qualità di responsabili del trattamento, oppure come titolari autonomi per le attività di marketing attivate con il tuo consenso. Per ciascun servizio indichiamo la finalità, i dati trattati, il luogo del trattamento e il collegamento all'informativa del fornitore.

Per le operazioni di raccolta e trasmissione degli eventi effettuate tramite Meta Pixel e LinkedIn Insight Tag, il Titolare e il fornitore agiscono come contitolari del trattamento (art. 26 GDPR); il successivo trattamento dei dati è svolto dal fornitore in qualità di titolare autonomo, secondo la propria informativa.

6. Come disattivare la pubblicità personalizzata

Se non desideri ricevere annunci personalizzati in base alla tua navigazione, hai a disposizione diversi strumenti, utilizzabili anche in combinazione:

• Preferenze cookie di questo sito: rifiuta la categoria "Marketing" nel banner o tramite il pulsante "Gestisci preferenze cookie" presente nel footer e nella sezione 10. I tag pubblicitari non verranno attivati.
• Impostazioni degli annunci Google: dalla pagina adssettings.google.com puoi disattivare la personalizzazione degli annunci per il tuo account e per il browser in uso.
• Your Online Choices: il portale youronlinechoices.com consente di disattivare la pubblicità comportamentale delle principali reti pubblicitarie europee.
• Meta: dalle impostazioni degli annunci del tuo account Facebook o Instagram puoi limitare l'uso dei dati raccolti dai partner.
• LinkedIn: dalla pagina di opt-out dal retargeting o dalle impostazioni sulla pubblicità del tuo account.
• Reddit: dalle impostazioni sulla privacy del tuo account Reddit puoi disattivare la personalizzazione degli annunci in base all'attività esterna.
• Browser e dispositivo: puoi bloccare i cookie di terze parti, usare la navigazione privata o estensioni dedicate, e disattivare l'identificativo pubblicitario nelle impostazioni del sistema operativo.

La disattivazione non elimina la pubblicità, ma la rende non personalizzata. Le scelte effettuate tramite i fornitori valgono per il singolo browser o dispositivo e devono essere ripetute se cancelli i cookie.

7. Ulteriori informazioni

7.1 Vendite online e abbonamenti

Quando sottoscrivi un piano (Start, Grow, Power o Enterprise) o acquisti crediti, trattiamo solo i dati necessari a concludere ed eseguire il contratto: identificativi dell'account, dati di fatturazione, piano scelto, durata annuale o biennale, importi, esito delle transazioni e storico degli ordini. La fattura elettronica viene trasmessa al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate; i dati dello strumento di pagamento sono gestiti da Stripe, conforme allo standard PCI DSS.

7.2 Sistemi di log e manutenzione

Per esigenze di funzionamento e manutenzione, il Servizio e i fornitori di infrastruttura raccolgono log di sistema, cioè file che registrano le interazioni con i server e che possono contenere indirizzi IP, orari, URL richiesti e codici di errore. I log sono usati esclusivamente per garantire il corretto funzionamento del Servizio, individuare guasti e proteggerlo da abusi; non vengono utilizzati per profilare gli utenti.

8. Informazioni per gli utenti

8.1 Basi giuridiche del trattamento

Ai sensi dell'art. 6 GDPR, ciascuna finalità si fonda su una delle basi giuridiche indicate nella tabella seguente.

8.2 Tempi di conservazione

Dati dell'account e dati contrattuali

Per tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione, per 10 anni in adempimento degli obblighi civilistici e fiscali (art. 2220 c.c.) e per la tutela dei diritti del Titolare.

Dati di fatturazione

10 anni dalla data di emissione del documento fiscale.

Dati di contatto raccolti tramite richiesta di demo

24 mesi dall'ultimo contatto, se non si instaura un rapporto contrattuale.

Log di sistema e di sicurezza

12 mesi, salvo che siano necessari per accertare un incidente di sicurezza o per rispondere a una richiesta dell'autorità.

Contenuti caricati sulla piattaforma e conversazioni

Fino alla cancellazione da parte dell'utente e comunque non oltre 30 giorni dalla cessazione dell'account, termine entro il quale vengono eliminati dai sistemi di produzione; le copie di backup vengono sovrascritte secondo i cicli di rotazione e comunque entro i successivi 90 giorni, come previsto dall'art. 15 dei Termini e condizioni.

Dati trattati per finalità di marketing

Fino alla revoca del consenso e comunque non oltre 24 mesi dall'ultima interazione.

Cookie e identificatori

Secondo le durate indicate nella tabella della sezione 10.

Al termine del periodo di conservazione i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

8.3 Diritti degli interessati

In qualità di interessato, puoi esercitare nei confronti del Titolare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma che sia in corso un trattamento e riceverne copia;
• Rettifica (art. 16): correggere dati inesatti o integrare dati incompleti;
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati quando ricorrono i presupposti di legge;
• Limitazione (art. 18): chiedere che i dati siano conservati ma non ulteriormente trattati;
• Portabilità (art. 20): ricevere i dati forniti in un formato strutturato e di uso comune, o chiederne la trasmissione a un altro titolare;
• Opposizione (art. 21): opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse e, in ogni caso, al marketing diretto;
• Revoca del consenso (art. 7, par. 3): in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato in precedenza;
• Decisioni automatizzate (art. 22): non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici;
• Reclamo (art. 77): proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o ricorrere all'autorità giudiziaria (art. 79).

8.4 Come esercitare i diritti

Puoi esercitare i tuoi diritti scrivendo a info@ratio.ai o alla PEC ratioai@pec.it. Per proteggere i tuoi dati potremmo chiederti di confermare la tua identità prima di dare seguito alla richiesta. Rispondiamo entro 30 giorni dal ricevimento; in casi di particolare complessità il termine può essere prorogato fino a ulteriori due mesi, dandotene comunicazione motivata (art. 12, par. 3 GDPR). L'esercizio dei diritti è gratuito, salvo il caso di richieste manifestamente infondate o eccessive. Se la richiesta riguarda dati di terzi contenuti nei documenti caricati da un professionista o da un'azienda, la indirizzeremo al relativo titolare e collaboreremo con lui per darle riscontro.

9. Ulteriori dettagli sul trattamento

9.1 Difesa in giudizio

I dati personali possono essere utilizzati dal Titolare per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o nelle fasi che la precedono, anche in relazione a usi del Servizio contrari ai Termini e condizioni. Il Titolare potrebbe essere tenuto a comunicare i dati su richiesta delle autorità competenti.

9.2 Informative specifiche

Su richiesta dell'utente, in aggiunta a quanto contenuto in questa informativa, il Servizio potrebbe fornire informative aggiuntive e contestuali relative a specifiche funzionalità o a trattamenti particolari, ad esempio all'attivazione di una nuova integrazione o di un periodo di prova.

9.3 Log di sistema

Oltre a quanto indicato nella sezione 7.2, i log di sistema possono essere conservati per un periodo superiore a quello ordinario quando ciò sia necessario per ricostruire un incidente di sicurezza, per adempiere a un obbligo di legge o per dare seguito a una richiesta dell'autorità giudiziaria.

9.4 Informazioni non contenute in questa policy

Ulteriori informazioni in relazione al trattamento dei dati personali possono essere richieste in qualsiasi momento al Titolare utilizzando i recapiti indicati nella sezione 1.

9.5 Modifiche a questa informativa

Il Titolare si riserva il diritto di modificare questa informativa per adeguarla a novità normative, a modifiche del Servizio o all'attivazione di nuovi fornitori. La versione aggiornata viene pubblicata su questa pagina con la data di ultimo aggiornamento riportata in testa al documento. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti registrati vengono avvisati tramite email o con un avviso all'interno della piattaforma; se le modifiche riguardano trattamenti basati sul consenso, quest'ultimo verrà nuovamente richiesto ove necessario.

9.6 Processi decisionali automatizzati

Il Titolare non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulle persone (art. 22 GDPR). Le risposte generate dall'assistente e dagli strumenti di Ratio AI costituiscono un supporto all'attività del professionista, che rimane responsabile della verifica e delle decisioni assunte. I controlli antifrode sui pagamenti prevedono sempre un intervento umano prima di qualsiasi provvedimento sull'account.

9.7 Minori

Il Servizio è rivolto a professionisti e imprese e non è destinato a minori di 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori; qualora ne venissimo a conoscenza, provvederemo a cancellarli.

10. Cookie Policy

10.1 Cosa sono i cookie e le tecnologie simili

I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati inviano al browser, dove vengono memorizzati per essere ritrasmessi alla visita successiva. Sono di prima parte se impostati dal sito che stai visitando, di terze parti se impostati da un dominio diverso. Il sito utilizza anche tecnologie analoghe: chiavi di archiviazione locale del browser (localStorage), che conservano informazioni fino alla loro cancellazione, e tag o pixel, cioè frammenti di codice che comunicano con i server dei fornitori. In questa policy il termine "cookie" comprende tutte queste tecnologie.

10.2 Categorie di cookie utilizzati

Necessari

Indispensabili per il funzionamento del sito e della piattaforma: mantengono la sessione di accesso, ricordano le preferenze sui cookie, proteggono dai bot e consentono di usare il calendario di prenotazione. Non richiedono il consenso (art. 122, comma 1, Codice Privacy) e vengono installati sulla base del legittimo interesse del Titolare a fornire il Servizio richiesto.

Analitici

Raccolgono informazioni aggregate sull'uso del sito per capire quali pagine sono più visitate e come migliorarle. Trattandosi di strumenti di terze parti che possono identificare il browser, vengono installati solo con il tuo consenso.

Marketing

Tracciano la navigazione per mostrarti annunci personalizzati sulle piattaforme pubblicitarie e per misurare l'efficacia delle campagne. Vengono installati solo con il tuo consenso.

10.3 Tabella dei cookie

10.4 Come gestire le preferenze

Alla prima visita il sito mostra un banner con le opzioni "Accetta tutti", "Solo necessari" e "Personalizza", quest'ultima per abilitare o disabilitare le singole categorie. Finché non esprimi una scelta vengono installati solo i cookie necessari; proseguire la navigazione o chiudere il banner non equivale a consenso. Le preferenze sono conservate nel browser e non ti verranno richieste di nuovo, salvo modifiche rilevanti del trattamento, aggiornamento del formato del consenso, cancellazione dei dati di navigazione o decorso di sei mesi dall'ultima scelta, termine oltre il quale il consenso salvato non viene più applicato e il banner viene riproposto.

Puoi rivedere e modificare le tue scelte in qualsiasi momento dal collegamento "Gestisci preferenze cookie" presente nel footer di ogni pagina oppure tramite il pulsante qui sotto.

Gestisci preferenze cookie

10.5 Come revocare il consenso

Per revocare il consenso ai cookie analitici o di marketing riapri il pannello delle preferenze e disattiva le categorie che non desideri, quindi salva. Dal momento della revoca i relativi tag non vengono più attivati; i cookie già presenti nel browser possono essere eliminati dalle impostazioni del browser stesso. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato in precedenza.

10.6 Impostazioni del browser

Puoi inoltre gestire o eliminare i cookie direttamente dal browser, consultando le istruzioni di Chrome, Firefox, Safari e Edge. Il blocco dei cookie necessari potrebbe impedire l'accesso alla piattaforma o il funzionamento di alcune sezioni del sito.

11. Definizioni e riferimenti normativi

Dati personali

Qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile, direttamente o indirettamente, ad esempio tramite nome, numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione o identificativi online.

Trattamento

Qualsiasi operazione compiuta sui dati personali, con o senza l'ausilio di processi automatizzati: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, uso, comunicazione, cancellazione.

Titolare del trattamento

Il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

Responsabile del trattamento

Il soggetto che tratta dati personali per conto del titolare, sulla base di un contratto o di un altro atto giuridico.

Interessato

La persona fisica a cui si riferiscono i dati personali.

Cookie

Piccolo file di testo memorizzato dal browser su richiesta di un sito web; in questa policy il termine include anche le tecnologie assimilabili, come localStorage, tag e pixel.

Questa informativa è redatta in conformità alle seguenti fonti normative:

• Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (Regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR);
• D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101;
• Direttiva 2002/58/CE relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche, come modificata dalla Direttiva 2009/136/CE;
• Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali in materia di cookie e altri strumenti di tracciamento del 10 giugno 2021.

In caso di contrasto tra questa informativa e le informative dei singoli fornitori, per i trattamenti svolti da questi ultimi in qualità di titolari autonomi prevalgono le loro informative.